¿Cómo cobra la empresa una licencia de maternidad o paternidad?
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La empresa paga la licencia y luego le entrega a la EPS la solicitud de pago, la certificación bancaria y los documentos de cada licencia. En maternidad se exigen aportes durante la gestación; en paternidad, presentar el registro civil a más tardar 30 días después del nacimiento.
Esta guía es para el equipo de nómina: qué necesita la empresa para que la EPS le reconozca lo que pagó por una licencia. Las reglas están en el Decreto 780 de 2016, con los cambios del Decreto 2126 de 2023.
Qué documentos se entregan
Todas las licencias llevan la solicitud de pago y una certificación bancaria de no más de 30 días calendario. Además:
| Licencia | Documentos |
|---|---|
| Maternidad | Certificado de licencia de la red de la EPS, o validado por ella, y registro civil del menor |
| Maternidad por adopción | Certificado de licencia de la EPS, con el registro civil o el acta de entrega del ICBF |
| Paternidad | Registro civil de nacimiento, o acta de entrega si es adopción |
| Parental compartida | Registro civil, y documento firmado por los padres con la distribución de las semanas |
Si el padre está en una EPS distinta a la de la madre, también se pide el certificado de licencia de maternidad.
Maternidad
La trabajadora debe estar afiliada como cotizante activa y haber aportado durante los meses de la gestación, incluido el mes de inicio de la licencia. Si cotizó por menos tiempo que la gestación, la EPS reconoce la licencia en proporción. La licencia no puede liquidarse con un ingreso base inferior a un salario mínimo.
Paternidad
El empleador presenta ante la EPS el registro civil a más tardar dentro de los 30 días siguientes al nacimiento o a la entrega oficial del menor. Anote esa fecha apenas el trabajador avise.
Parental compartida
Los padres deben firmar un acuerdo con la distribución de las semanas y el día en que empieza cada uno. La licencia se remunera con el ingreso base de quien la disfruta.
Cuidado de la niñez
Es una licencia de hasta 10 días hábiles al año para los padres o quien tenga la custodia de un menor en las condiciones graves que define la norma.
Hasta cuándo se puede cobrar
Tres años desde que la empresa le pagó al trabajador. Lo explicamos en hasta cuándo cobrar una incapacidad.
Este trámite es gratuito y su empresa puede hacerlo directamente, sin intermediarios (Decreto 780 de 2016, art. 2.2.3.6.3). Si prefiere que no lo haga su equipo, vea qué revisamos en licencias.
Cada licencia tiene sus propios documentos. Revise los aportes del período que exige y, en paternidad, presente el registro civil a más tardar 30 días después del nacimiento.