¿Quién transcribe una incapacidad en Nueva EPS?

El afiliado, y solo si la incapacidad salió de la red no exclusiva. Las de sus IPS exclusivas normalmente no se transcriben.

¿Transcribir ya es cobrar?

No. Nueva EPS aclara que son dos procesos. Después de transcribir, el empleador debe pedir el pago en Trámites en línea.

¿Cuándo puede cobrar la empresa?

Con la cuenta ya inscrita y la planilla del periodo pagada. Las incapacidades quedan disponibles 30 días después de su fecha de inicio.

¿Dónde veo si ya radiqué?

En Estadísticas de Incapacidad, dentro de Trámites en línea. Además llega al correo registrado una confirmación con un número consecutivo.

¿Un tercero puede cobrar por la empresa?

Nueva EPS dice que la solicitud la debe hacer directamente el empleador, y que el usuario y la contraseña no se comparten con terceros.

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¿Cómo cobra una empresa una incapacidad en Nueva EPS?

Actualizado el 31 de octubre de 2026

Escena ilustrativa: una contadora y un colega se ríen en una sala de reuniones con plantas junto a la ventana

Si la incapacidad salió de la red no exclusiva, el trabajador la transcribe primero. La empresa inscribe una vez su cuenta bancaria y pide el pago en Trámites en línea, el único canal para cobrar. Nueva EPS publica 15 días hábiles para responder, contados desde el día siguiente a la radicación.

Este resumen sale de la página de licencias e incapacidades para empresas, las preguntas frecuentes y las listas de causales de Nueva EPS. No somos parte de Nueva EPS. Si algo cambia, lo que manda es lo que Nueva EPS publique.

Antes de empezar

Cree el usuario de empleador. En Trámites en línea, elija Solicitar un nuevo usuario y luego Empleador. El usuario y la contraseña llegan al correo registrado.
Inscriba la cuenta bancaria. Se hace una vez, y otra vez si cambia la razón social, el representante legal o la cuenta.

Qué pide para inscribir la cuenta

Formato de creación o actualización de terceros, completo y legible.
Copia del RUT actualizado.
Copia del documento del representante legal.
Certificado de Cámara de Comercio de no más de 30 días.
Certificación bancaria de no más de 90 días, de una cuenta a nombre del empleador en la Red ACH, o certificado de cuenta Nequi.

Según su página, esto se envía por WhatsApp al 57 321 445 9657 o se lleva a una oficina con cita. Hay que esperar a que termine la inscripción antes de cobrar. Nueva EPS publica dos tiempos, 15 días hábiles en esa página y 8 en sus preguntas frecuentes: planee con el más largo.

Cuándo hay que transcribir

Solo se transcriben las incapacidades de la red no exclusiva de Nueva EPS. Las de sus IPS exclusivas no, salvo que salgan en un formato de remisión o por una falla de conexión. Nueva EPS dice que este trámite lo hace el afiliado.

Entre a la aplicación. Use NUEVA EPS MÓVIL o la web app y elija Transcripción Incapacidades.
Adjunte los soportes. Deben ser legibles y corresponder al tipo de incapacidad.
Espere la respuesta. Nueva EPS indica 3 días hábiles desde el día siguiente a la solicitud, y avisa por mensaje de texto o correo.

También se puede pedir en una Oficina de Atención al Afiliado, con el formato de solicitud. Ahí pide presentar la incapacidad el mismo mes en que se expidió.

Hágalo apenas tenga la incapacidad. Nueva EPS publica 30 días desde la expedición en su página para empresas, 15 días hábiles en su página de tipos de licencias, y en sus causales de devolución devuelve la incapacidad de fuera de su red que pasó de 15 días. Cuente con el plazo corto.

Qué soportes pide para transcribir

Caso	Soporte
Enfermedad general	Incapacidad original, y epicrisis o documento que soporte la atención
Accidente de tránsito	Lo mismo, más el reporte del accidente o una epicrisis que lo describa
Maternidad	Certificado de licencia y registro civil del menor. Fuera de la red, soporte clínico del parto
Paternidad	Documento de identidad, registro civil del menor y epicrisis del parto. Preséntelos dentro de los 30 días siguientes al nacimiento
Adopción	Documento de identidad, acta de entrega del ICBF o sentencia de adopción, y registro civil

Cómo pedir el pago

Transcribir no es cobrar: son dos procesos, y la transcripción no garantiza el pago. Nueva EPS dice que su portal es el único canal para cobrar.

Entre a Trámites en línea. Hágalo desde nuevaeps.com.co, con su usuario y contraseña.
Elija Empleador. Seleccione la empresa por la que va a cobrar.
Abra Solicitudes de pago. Está en el menú Incapacidades.
Envíe la solicitud. Elija la forma de pago y las incapacidades, y oprima Enviar.

Al radicar, llega al correo registrado una confirmación con un número consecutivo para hacer seguimiento.

Dos reglas de tiempo:

Las incapacidades quedan disponibles para cobro 30 días después de su fecha de inicio.
La empresa puede cobrar cuando ya pagó la planilla en la que reportó las novedades del periodo de la incapacidad.

Qué no se cobra en el portal

Caso	Quién responde
Incapacidad inicial inferior a 3 días	El empleador
Acumulado de más de 180 días	El fondo de pensiones
Accidente de trabajo o enfermedad laboral	La ARL
Sin vínculo laboral vigente al inicio de la incapacidad	Sin cobertura

El tramo después del día 180 tiene matices, y los explicamos en quién paga después de 180 días. Los acumulados de más de 540 días tampoco van por el portal: se piden por escrito en una Oficina de Atención al Afiliado.

Cómo consultar el estado y el pago

Estadísticas de Incapacidad: muestra las incapacidades transcritas y las solicitudes de pago de los últimos seis meses, y las fechas y valores de transferencia de los últimos tres años.
Consulta Giro Incapacidades: muestra el detalle de lo pagado. Se actualiza dos semanas después de la transferencia.
Correo registrado: la respuesta llega ahí, y el reporte de lo reconocido llega en un archivo .ZIP.

Nueva EPS publica 15 días hábiles para responder. No encontramos un tiempo de pago publicado. Para aclarar una respuesta, indica llamar al 307 7022 en Bogotá o al 01 8000 954400 desde otros municipios.

Por qué puede negar el pago

Mora en los aportes.
Menos de cuatro semanas cotizadas antes del inicio de la incapacidad.
En licencias, aportes interrumpidos o pagados tarde durante la gestación.
Origen laboral: el cobro va a la ARL.
Sin vínculo laboral vigente para esa fecha.
Pasaron tres años desde que la empresa le pagó al trabajador.

La lista completa está en sus causales de negación.

Quién puede hacer el cobro

Nueva EPS dice que solo el empleador o el cotizante independiente pueden pedir el pago, que deben hacerlo directamente y que la cuenta debe estar a su nombre. Su política de canales agrega que las contraseñas son privadas e intransferibles, y que el usuario y la contraseña no se comparten con terceros.

Por eso, si nos contrata, aquí le entregamos a su empresa el paquete listo y ella lo presenta con su propio usuario. El dinero llega a la cuenta de la empresa.

Hasta cuándo se puede cobrar

Tres años desde que la empresa le pagó al trabajador. Lo explicamos en hasta cuándo cobrar una incapacidad.

Este trámite es gratuito y su empresa puede hacerlo directamente, sin intermediarios (Decreto 780 de 2016, art. 2.2.3.6.3). Si prefiere que no lo prepare su equipo, la auditoría gratuita revisa cada cobro.

En Nueva EPS, transcribir no es cobrar. Inscriba la cuenta una vez, pida el pago en Trámites en línea con su propio usuario y revise la respuesta en el correo registrado.