¿Qué es la transcripción de incapacidades y quién debe hacerla?

La transcripción es la validación de un certificado de incapacidad que salió de fuera de la red de la EPS. Sin ella, ese certificado no se puede cobrar. Esta guía explica cuándo hace falta y quién la hace, con la norma vigente a noviembre de 2026 y lo que publica cada EPS, porque no todas lo organizan igual.

Qué es

El Decreto 780 de 2016 no usa la palabra transcripción: habla de validar. El Ministerio de Salud lo aclara en un concepto de 2026: «Este proceso de validación es el que comúnmente se conoce como transcripción». El nombre viene de la Resolución 2266 de 1998 del Instituto de Seguros Sociales, que hablaba de trasladar la incapacidad a su formato oficial.

Cuándo se necesita

La EPS reconoce una incapacidad si el certificado fue expedido por un médico de su red «o validado por esta» (art. 2.2.3.3.1). Por eso, depende de quién lo expidió:

El profesional debe estar inscrito en ReTHUS, o prestar el servicio social obligatorio, y estar adscrito a un prestador habilitado (art. 2.2.3.3.3).

Qué debe traer el certificado

Tenga o no que transcribirse, el artículo 2.2.3.3.2 pide como mínimo:

• Nombre, NIT y código del prestador de salud.
• Nombre de la EPS.
• Lugar y fecha de expedición.
• Nombre y documento del afiliado.
• Grupo de servicios y modalidad de la atención.
• Códigos de diagnóstico.
• Presunto origen y causa de la atención.
• Fechas de inicio y terminación.
• Si es prórroga, y si es retroactiva.
• Nombre, identificación y firma de quien la expide.

Cada certificado cubre máximo 30 días, y el médico puede prorrogarlo por periodos iguales.

Cómo se tramita

1. Reciba el certificado. El trabajador debe informarle a la empresa que tiene una incapacidad (Decreto Ley 019 de 2012, art. 121).
2. Junte el soporte. Es la epicrisis si hubo internación, o el resumen de la atención si fue consulta externa o atención ambulatoria.
3. Preséntelo a tiempo. El decreto da 15 días desde la expedición.
4. Espere la validación. Si la EPS tiene dudas, puede pedir que un profesional par evalúe al trabajador, y ese profesional puede aceptar o desvirtuar la incapacidad.
5. Pida el pago. Transcribir no es cobrar. Después hay que presentar la solicitud, como explicamos en cómo recobrar una incapacidad.

Los plazos

El decreto dice «dentro de los quince (15) días siguientes a su expedición», sin la palabra hábiles, y el Ministerio lo repite igual. La Ley 4 de 1913, art. 62, dice que en los plazos de días de las normas «se entienden suprimidos los feriados», y varias EPS publican 15 días hábiles. Para no arriesgarse, cuente días calendario.

Presentarlo a tiempo es una condición del decreto. Si ya pasó la fecha, pregúntele a su EPS antes de darlo por perdido.

Si pasan ocho días hábiles sin que la EPS valide ni cite a evaluación médica, el decreto dice que queda «obligada a reconocer y liquidar la incapacidad», con 15 días hábiles desde la presentación, y 5 días más para pagarla. Eso aplica si se cumplen las condiciones del artículo 2.2.3.3.1, así que no lo tome como una aprobación automática. Guarde la constancia de la fecha en que presentó el certificado.

Quién la hace

La EPS es quien valida. La duda es quién la pide, y aquí la norma y algunas EPS no dicen lo mismo.

El trámite de reconocimiento «deberá ser adelantado, de manera directa, por el empleador» y no se le puede pasar al trabajador (Decreto Ley 019 de 2012, art. 121). El Ministerio dice que eso incluye «la solicitud de transcripción cuando aplique». En otro concepto de 2026 agrega que el trabajador debe entregarle a la empresa la incapacidad con la epicrisis o el resumen de la atención.

Esos conceptos orientan, pero no obligan. En la práctica, cada EPS tiene su canal:

Vea los pasos de cada una en SURA, Nueva EPS, Salud Total y Sanitas. Si su EPS solo se lo permite al trabajador, ayúdele con la fecha y pídale la constancia del resultado.

Y la historia clínica

La norma pide epicrisis o resumen de la atención. El Ministerio dice que «ninguna disposición normativa ha establecido» que deba ir con la historia clínica, y recuerda que esa historia es reservada. En cambio, SURA publica que pide historia clínica o epicrisis, y que la empresa necesita autorización del trabajador para acceder a ella. Si va a pedirla por ese canal, tenga esa autorización y guarde solo lo necesario.

Si la EPS la devuelve o la niega

Pida la causal por escrito y revise si se puede corregir. El Ministerio dice que las dificultades se pueden poner en conocimiento de la Superintendencia Nacional de Salud, y que una controversia entre la entidad y el empleador la resuelve la jurisdicción ordinaria. Esas dos vías quedan por fuera de nuestro servicio.

Este trámite es gratuito y su empresa puede hacerlo directamente, sin intermediarios (Decreto 780 de 2016, art. 2.2.3.6.3). Si prefiere que no lo prepare su equipo, la auditoría gratuita revisa cada cobro.

Transcribir es pedirle a la EPS que valide un certificado de fuera de su red. Preséntelo apenas lo tenga, con la epicrisis o el resumen de la atención, y recuerde que después hay que pedir el pago.