¿Cómo radicar una incapacidad en Compensar siendo empresa?

Este resumen sale de la página de incapacidades y licencias, la guía de radicación y el manual del portal de Compensar EPS. No somos parte de Compensar. Si algo cambia, lo que manda es lo que Compensar publique.

Compensar no transcribe incapacidades

Compensar dice que, conforme al Decreto 1427 de 2022, no hace transcripciones. Así que aquí el trámite es uno solo: radicar. Una incapacidad de otra entidad también se radica, con historia clínica y con un plazo mucho más corto. Lo que Compensar sí emite es una certificación por incapacidad, para que el afiliado haga el trámite ante la ARL o el fondo de pensiones.

Antes de radicar

• Registre la cuenta bancaria. Debe estar activa, ser de ahorros o corriente con código ACH y estar a nombre de la empresa. Compensar pide una certificación de máximo 30 días. Un manual de 2020 dice 90: use 30, que es lo que exige el Decreto 780 de 2016, art. 2.2.3.4.1.
• Revise el banco. No acepta cuentas de corporaciones, cooperativas financieras ni compañías de financiamiento.
• Defina quién entra al portal. La empresa puede crear usuarios delegados. Cada delegado debe crear además su cuenta individual.

Cómo radicar una incapacidad en Compensar

1. Entre a Transacciones en línea. Use Transacciones Salud con su NIT y clave empresarial. Un usuario delegado entra por la opción Persona.
2. Abra Incapacidades. Elija Salud, Incapacidades y Radicar incapacidades.
3. Elija cómo cargarla. Por número de incapacidad, si la generó Compensar. De forma manual, si la generó cualquier otra entidad: copie los datos exactos del certificado.
4. Cargue hasta 10. Oprima Cargar Incapacidad. El formulario queda listo para la siguiente.
5. Adjunte los documentos. Use Adjuntar documentos en cada una. Al terminar se activa el botón Radicar.
6. Guarde el número de radicación. Con él consulta el estado y descarga el comprobante.

Compensar pide radicar a tiempo y en orden de fechas, y radicarlo todo, incluso los primeros días, aunque el reconocimiento aplique desde el día 3. Si necesita ayuda, el Turno Virtual ofrece una video atención con un asesor.

El formato de incapacidad de Compensar

Solo lo necesita si radica en un punto presencial. Es el FOR-PRE-002, Solicitud de reconocimiento de prestaciones económicas en salud. Lleva los datos de la empresa, la autorización de pago por transferencia, la lista de trabajadores y la firma y el sello del empleador. La respuesta llega al correo que usted escriba ahí.

Qué documentos pide para radicar

Plazos para radicar

Dos advertencias. Compensar también dice que lo radicado de forma masiva, fuera de orden o con más de 180 días de antigüedad no será responsabilidad de la EPS, y no explica cómo encaja eso con los 36 meses. Radique pronto. Y el Decreto 780 de 2016 habla de 15 días para la red externa y de 30 para paternidad, sin decir hábiles: cuente con el plazo corto.

Quién paga cada tramo, según Compensar

Si el salario base es de un mínimo, se reconoce el 100 %. Compensar exige 4 semanas cotizadas antes del inicio, aportes al día y un evento cubierto por el PBS. Si el origen es laboral, responde la ARL. El tramo después del día 180 tiene matices: los explicamos en quién paga después de 180 días. Para estimar un valor, use la calculadora de incapacidades.

Cómo consultar el estado y el pago

Compensar publica 15 días hábiles para revisar y liquidar, y un máximo de 5 días hábiles para pagar desde la autorización. Para ver el estado da dos tiempos: 5 días hábiles en una parte de la página y 20 en otra. Planee con el más largo. Consulte en Transacciones Salud o al 601 444 1234, opciones 4, 5 y 3.

Si queda pendiente o el pago no cuadra

• Pendiente: revise la causal, prepare los soportes en PDF o JPG y pida la revalidación por Turno Virtual.
• Diferencia en el pago: pida validación con el periodo, un Excel con identificación, fecha de inicio y tipo de prestación, y los soportes.

Quién puede radicar

Compensar dice que el empleador es el responsable de radicar. Para las diferencias de pago agrega que, si usa apoderado o empresa de recobro, debe adjuntar un poder autenticado con su alcance. Su guía de delegados no dice si un delegado puede ser alguien de fuera de la empresa. El dinero se paga a la cuenta de la empresa.

Nosotros no actuamos como apoderados. Si nos contrata, preparamos cada cobro y lo seguimos, y cada uno se presenta en nombre de su empresa.

Hasta cuándo se puede cobrar

Además de los plazos de arriba, la ley da tres años desde que la empresa le pagó al trabajador (Ley 1438 de 2011, art. 28). Lo explicamos en hasta cuándo cobrar una incapacidad.

Este trámite es gratuito y su empresa puede hacerlo directamente, sin intermediarios (Decreto 780 de 2016, art. 2.2.3.6.3). Si prefiere que no lo prepare su equipo, la auditoría gratuita revisa cada cobro.

En Compensar no hay transcripción: todo se radica. Hágalo en orden de fechas, sin dejar envejecer las incapacidades, y guarde cada número de radicación.